Scheda carburante, differenze con la carta
La precisazione è importante per distinguere senza errori i due strumenti. La carta carburante è solitamente una carta prepagata che l’azienda fornisce al dipendente. Quest’ultimo quindi può con questa carta fare rifornimento e acquistare diesel o benzina per l’auto, durante gli spostamenti di lavoro.
Ovviamente esistono diverse tipologie di carta carburante, alcune delle quali specifiche per un solo veicolo, riportando il numero di targa stampato sopra. Altre carte prepagate associate per esempio al conto corrente aziendale come qonto per esempio, servono invece per diverse tipologie di spese. Il dipendente che è fuori sede per lavoro può utilizzarla per il rifornimento di carburante ma anche per pagare il pedaggio autostradale ad esempio o una pausa pranzo.
SCOPRI CARTA CARBURANTE SOLDO >>La scheda carburante invece è un documento che serviva all’azienda fino al 2019 che veniva utilizzato per giustificare l’acquisto di carburante. Oltre alla carta prepagata era possibile utilizzare anche i contanti per il pagamento dei rifornimenti. Oggi non è più così e la scheda carburante è stata abolita perché sostituita dalla fatturazione elettronica, come vedremo.
Come funzionava la scheda carburante
Questo documento nasce nel 1977, perché vi era necessità di fatturare i cosiddetti acquisti di carburante per autotrazione. Nella fattispecie, rientrano nella categoria tutti i rifornimenti di benzina normale, super, verde, diesel, metano, gpl e via di seguito. Gli impianti stradali di distribuzione, sia nazionali che esteri, non potendo in passato emettere fattura, potevano certificare l’acquisto solamente con i dati del rifornimento e i propri dati aziendali. In questo modo l’azienda poteva registrare la scheda nel registro Iva (ogni mese o ogni trimestre) e detrarre l’Iva.
Ad oggi però la scheda carburante non è più valida, e tutti i movimenti devono avvenire con moneta elettronica e devono essere accompagnati da fattura elettronica. In questi ultimi anni sono nati degli strumenti di pagamento che semplificano l’acquisto di carburante come Soldo o Qonto.
RICHIEDI CARTA CARBURANTE SOLDO >>Quadro superiore
Riporta i dati dell’azienda (ragione sociale) o del professionista che la utilizza (nome e cognome). Inoltre deve indicare in maniera obbligatoria sia la partita iva che il codice fiscale nonché il domicilio fiscale degli interessati. Anziché compilare tutti i dati a mano è possibile utilizzare direttamente il timbro, purché le informazioni risultino visibili e ben leggibili.
Sempre nella parte in alto della scheda carburante sono indicati i dati relativi al veicolo. La targa non è sufficiente: bisogna inserire marca, modello, numero di telaio, indicazione dei km iniziali e finali relativi ad un determinato periodo di tempo, così da poter monitorare i consumi. In alcune schede, non c’è l’indicazione del dato iniziale e finale in km ma solo la differenza da segnare di volta in volta (quindi il conteggio dei chilometri in più effettuati).
Inoltre, all’inizio della scheda carburante bisogna sempre indicare il periodo di riferimento, che può essere mensile o trimestrale.
Quadro centrale
In questa sezione è necessario inserire i dati relativi ai vari rifornimenti effettuati. Le informazioni obbligatorie da indicare riguardano la data del rifornimento, quantità, valore, timbro e firma della stazione di servizio.
Quadro finale
Questa sezione è dedicata al totale di tutte le spese effettuate durante il periodo di riferimento indicato sulla scheda carburante. Quindi bisognerà procedere con la somma di ogni singolo rifornimento, che si tratti di un mese o dell’intero trimestre. Dall’ammontare complessivo è necessario poi calcolare la percentuale di Iva imponibile e quella d’imposta.
Come registrare la scheda carburante
Ad oggi non è più possibile utilizzare la scheda carburante. Questa deve essere sostituita con la fatturazione elettronica dei propri rifornimenti pagati con sistemi tracciabili.
La carta soldo, nasce proprio con lo scopo di semplificare queste operazioni, essendo utilizzabile in tutti i distributori italiani e permettendo di ottenere in automatico la fatturazione elettronica della propria spesa.
La detrazione dell’iva che spetterà poi, sarà diversa per ogni diversa attiva:
• Detrazione Iva al 100% per autocarri pari o superiori a 35 quintali e per agenti di commercio o rappresentanti
• Detrazione Iva al 40% se invece è un dipendente che usa il veicolo oppure il suo utilizzo è promiscuo
Inoltre l’azienda titolare di una scheda carburante può beneficiare anche di una deduzione dei costi, ad esempio:
• 80% deducibilità per l’agente di commercio
• 70% deducibilità per autocarro con dipendente
• 20% per uso promiscuo del mezzo
Scheda carburante abolita dalla fatturazione elettronica
La novità più importante che riguarda la scheda carburante è che a partire dal 2018, con l’introduzione della fatturazione elettronica, è stata abolita.
Per la precisione, a partire dal 1° luglio 2018, aziende e partite Iva che vogliono continuare a beneficiare delle agevolazioni fiscali, devono pagare il carburante esclusivamente con strumenti elettronici e non è più possibile ricorrere al denaro contante per farlo. All’utilizzo della carta di credito, di debito oppure delle prepagate aziendali si aggiunge l’obbligo della fatturazione elettronica per i benzinai.
Quest’ultimo passaggio in particolare abolisce la scheda carburante cartacea.
Fino al luglio del 2018, era possibile anche che un dipendente o collaboratore anticipasse in contanti la spesa aziendale per il carburante, compilando poi la scheda carburante cartacea e richiedere il rimborso. Oggi tutto ciò non è più possibile. È sparita la scheda timbrata e firmata dal benzinaio e ogni pagamento deve essere tracciato con mezzi elettronici.
Tutte le aziende e le partite Iva che vogliono continuare a detrarre l’Iva dagli acquisti di carburante devono quindi dotarsi necessariamente di una carta prepagata oppure utilizzare quelle di debito o credito.
Il benzinaio ha ora l’obbligo di emettere fattura elettronica, per quanto concerne i cosiddetti carburanti per uso autotrazione. Così non è invece per i carburanti da utilizzare per i gruppi elettronici oppure impianti di riscaldamento o ancora attrezzi che richiedono carburante per funzionare, come quelli per il giardinaggio ad esempio.
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