La nota spese è lo strumento deputato alla raccolta dei giustificativi di trasferte, viaggi di lavoro, cene con i clienti e acquisti fatti per conto delle aziende. Vediamo nel dettaglio cosa è e come funziona.
Cosa è e come si compila la nota spese
La nota spese è un documento aziendale compilato dai dipendenti per farsi rimborsare le spese sostenute durante una trasferta o da loro anticipate per conto dell’azienda.
Non esiste un formato standard, ma ogni azienda ha la sua, cartacea o digitale, che va compilata con tempistiche ben precise.
In ogni caso esistono delle informazioni fondamentali da includere nel documento per creare la nota spese perfetta. Vediamo quali sono.
- Riferimenti dell’azienda, ovvero ragione sociale e indirizzo.
- Dati anagrafici del dipendente o collaboratore, ossia nome, cognome e tipologia di contratto in essere.
- Data e luogo, indicazione del periodo e del luogo in cui sono state sostenute le spese di trasferta e viaggio.
- Natura e ammontare della spesa, suddividendo i costi sostenuti per categoria (hotel, ristorante, mezzi di trasporto).
- Annotazioni varie, che possono chiarire e agevolare il lavoro dell’amministrazione.
Oltre a questo, andranno allegati alla nota spese scontrini, ritenute ed altri giustificativi dei costi sostenuti a testimonianza degli importi di cui si richiede il rimborso. In questo modo, dipendenti e collaboratori evitano che la nota spese non venga riconosciuta dall’amministrazione.
Tuttavia, ci sono anche costi per cui si farà un’autodichiarazione in calce al documento dato che sono difficilmente documentabili. Pensiamo ad esempio a mance, parcheggi e pagamenti effettuati con app o con altre persone.
Per i mezzi di trasporto sarà sufficiente allegare biglietto o ricevuta nel caso del taxi, mentre se si viaggia con mezzi propri si otterrà il rimborso per la benzina e per i chilometri percorsi, sulla base delle tabelle ACI.
I 3 passaggi necessari per la compilazione della nota spese
Tre sono i passaggi da compiere per una nota spese di trasferta o viaggio aziendale:
- stesura, con la compilazione del documento da parte del dipendente e del collaboratore e la messa a disposizione dell’azienda dei giustificativi;
- controllo da parte dell’amministrazione, che verifica documento, importi e centri di costi. In questa fase si accerterà anche che le spese rientrino nelle policy aziendali e che i conti siano corretti;
- inserimento dei dati convalidati nella contabilità dell’azienda e autorizzazione al rimborso per il dipendente o collaboratore.
Gli errori comuni nella compilazione della nota spese
Compilare la nota spese è una procedura che, per quanto semplice, presenta il rischio di errori. I più frequenti sono i calcoli sbagliati, le parti incomplete e altre sviste che aumentano il lavoro dell’amministrazione e allungano i tempi per la ricezione del rimborso.
Tra le criticità più comuni vi è anche il fattore tempo, dato che la compilazione di un documento contabile può essere molto lunga. Non manca una diminuzione della produttività del dipendente, che per redigere la nota spese toglie tempo ai suoi compiti e attività primarie in azienda.
Come la tecnologia semplifica le note spese dei dipendenti
Non dobbiamo, tuttavia, dimenticare che esistono sistemi automatizzati per la gestione della nota spese e che comprendono app e carte prepagate per i dipendenti. Si tratta del miglior modo per compilare la nota spese e inserirla nella contabilità dell’azienda.
Ne inseriamo qua di seguito alcune:
Nota spesa con Soldo
Si tratta di una carta prepagata che può essere consegnata ai propri dipendenti. Questa tipologia di carte possono rendere autonomi i propri dipendenti e permettere all’amministrazione aziendale di risparmiare tempo, potendo monitorare spese e ricevute direttamente attraverso il sito web di Soldo. Soldo è un prodotto 100% italiano.
Alcuni dei vantaggi di questo strumento.
- Elimina gli anticipi di cassa a carico del dipendente. L’azienda potrà infatti ricaricare la carta soldo assegnata al dipendente sulla base della necessità.
- Permette di controllare in tempo reale le spese del dipendente.
- Permette di impostare dei limiti sulle spese del dipendente.
- Permette l’archivio digitale di scontrini e ricevute. Il dipendente potrà tramite l’app di Soldo, scattare una foto alla ricevuta che verrà subito associata alla spesa fatta con la propria carta Soldo.
Qonto
Qonto è un vero è proprio conto corrente aziendale totalmente online, che permette, come nel caso di Soldo, di assegnare ai propri dipendenti delle carte prepagate da utilizzare per le proprie spese aziendali.
L’azienda potrà monitorare nel dettaglio le spese fatte dal proprio dipendente. Le funzionalità di rendicontazione in questo caso non sono avanzate come nel caso di Soldo, strumento nato proprio con questo scopo e per il mercato italiano.
>> PROVA QONTO GRATIS 2 MESI >>
