Si parla di rimborso chilometrico quando il dipendente o il professionista deve effettuare una trasferta lavorativa con un mezzo di trasporto personale o pubblico.
Infatti, una trasferta lavorativa implica necessariamente il pagamento dei costi relativi ai mezzi di trasporto e la restituzione di eventuali spese anticipate per l’acquisto dei titoli di viaggio di autobus, metro, treno e aereo. Per ottenere quello che viene chiamato il rimborso chilometrico il dipendente deve conservare e fornire all’azienda i giustificativi delle spese, come scontrini e ricevute dei biglietti.
Non mancano, infine, le aziende che mettono a disposizione i loro mezzi per uso promiscuo e per quei dipendenti che effettuano frequenti trasferte di lavoro. Tuttavia, permane una certa confusione quando si parla di funzionamento e procedura di richiesta del rimborso chilometrico. Vediamo di fare chiarezza.
Rimborso chilometrico: la procedura per ottenerlo
Come abbiamo detto, il rimborso chilometrico è un indennizzo giornaliero concesso dall’azienda a tutti i dipendenti che utilizzano il veicolo per trasferte lavorative all’interno o all’esterno del territorio comunale. Il requisito imprescindibile è la proprietà del mezzo di trasporto da parte del dipendente.
Le informazioni che si trovano online sul rimborso chilometrico sono, tuttavia, solitamente parziali e poco chiare e spesso spiegate con un linguaggio tecnico difficilmente comprensibile ai più. In ogni caso, per chi non volesse richiedere da solo il rimborso, è possibile fare riferimento al commercialista o al consulente del lavoro di fiducia, che compileranno il modulo al posto tuo.
Chi, invece, vuole richiedere in autonomia il rimborso chilometrico, troverà di seguito tutte le informazioni da conoscere e le tabelle Aci per poter calcolare il valore esatto del rimborso sulla base dei km percorsi.
Quali sono i requisiti necessari per richiedere il rimborso chilometrico?
Possono fare richiesta di rimborso chilometrico i dipendenti che usano la propria automobile o una presa a noleggio per effettuare trasferte di lavoro. In particolare, ci si riferisce alla trasferta in caso di viaggi di natura straordinaria ed effettuati per lavoro, escludendo i tragitti percorsi ogni giorno per lo svolgimento della propria attività.
Nel dettaglio, la trasferta lavorativa porta il dipendente lontano dalla sede e può prevedere sia le spese di utilizzo del mezzo proprio sia quelle per acquistare i biglietti dei mezzi pubblici. Una volta accertati i requisiti è importante inserire, al fine del calcolo preciso del rimborso spese che spetta al dipendente, le seguenti informazioni:
- la proprietà del mezzo di trasporto;
- il tipo di carburante usato;
- i km percorsi;
- la normativa;
- la tassazione e la deducibilità;
- la tipologia del veicolo;
- il comune nel quale è realizzata la trasferta.
Alcune aziende, offrono ai propri dipendenti delle carte carburante, come per esempio Soldo Drive, per eliminare la rendicontazione delle spese relative il carburante speso dal proprio dipendente.
Quando si riceve il rimborso spese, infatti, questo non copre solo le spese proporzionali come la benzina consumata e i costi di usura dell’auto, ma anche:
- le spese non proporzionali come bollo;
- assicurazione;
- costi del parcheggio.
Per chiarire meglio la differenza tra spese proporzionali e non proporzionali possiamo dire che le prime aumentano con l’aumentare del tempo di utilizzo del mezzo (ad esempio la benzina), mentre le seconde sono costi fissi e sostenuti una tantum o sporadicamente (ad esempio i pedaggi autostradali).
Le spese invece pagate tramite una carta di credito aziendale nominativa per esempio invece non saranno da inserire all’interno della richiesta di rimborso.
Le tabelle ACI per calcolare il rimborso chilometrico
I fattori da tenere in considerazione per il calcolo del rimborso chilometrico sono tanti, ma vengono in aiuto del dipendente le tabelle ACI e il relativo software, che semplifica il processo. In questo modo anche i meno esperti possono calcolare in modo semplice, intuitivo ed immediato il valore del rimborso.
Si tratta di tabelle che vengono aggiornate due volte l’anno rispetto ai prezzi e ai consumi, permettendo di calcolare in modo preciso sia le spese sostenute, sia quelle da rimborsare. Per chi non lo sapesse, le tabelle ACI di quest’anno sono state pubblicate nel supplemento ordinario n.57 della Gazzetta Ufficiale n.295 del 20 dicembre.
Legge di Bilancio 2020
La Legge di Bilancio 2020 ha però portato ad una novità: le tabelle preparate da ACI e Agenzia delle Entrate sono suddivise per semestri e prevedono differenti valori per il calcolo del rimborso chilometrico, proprio sulla base della nuova Legge di Bilancio.
Tutti i valori riportati nelle tabelle sono aggiornati costantemente e calcolati dall’ACI sulla base delle tariffe di benzina, gasolio e metano che vengono comunicate dal Ministero dello Sviluppo Economico e delle diverse tipologie di veicoli.
Un altro valido metodo per calcolare il rimborso chilometrico è utilizzare il software messo a disposizione sempre da ACI. Per farlo è sufficiente registrarsi sul sito e compilare il “modulo rimborso chilometrico” che può essere inserito in busta paga dal datore di lavoro.
Considerazioni fiscali sul rimborso chilometrico
Ai fini fiscali, quando si richiede un rimborso chilometrico è importante conservare i documenti sulla base dei quali è stato compilato il modulo di rimborso. Pensiamo, in questo caso, a tutti gli scontrini e le fatture relativi alla trasferta di lavoro.
La disciplina che regolamenta la richiesta di rimborso chilometrico prevede due casi più un caso speciale, sulla base dei quali varia il regime fiscale:
- trasferta nei confini del Comune dell’azienda;
- trasferta all’esterno dei confini del Comune dell’azienda.
Nel dettaglio, i rimborsi sono tassabili se la trasferta è avvenuta all’interno dei confini del Comune in cui ha sede l’azienda, dato che questa tipologia di rimborso chilometrico concorre alla formazione di reddito e viene quindi tassata.
I rimborsi chilometrici chi riguardano una trasferta in Comune diverso non sono invece soggetti a tassazione a patto che siano calcolati basandosi sulle tabelle ACI più recenti.
Esiste poi un caso speciale che riguarda le trasferte che partono non dalla sede lavorativa, ma dalla residenza del lavoratore. In questo caso l’Agenzia delle Entrate stabilisce in data 30 ottobre 2015 che se la distanza tra la casa del lavoratore e il luogo da raggiungere è maggiore di quella tra azienda e meta della trasferta, allora la differenza nel rimborso è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del TUIR.
Infine, per poter ottenere la deducibilità sull’importo del rimborso, il lavoratore deve avere la certezza che il veicolo:
- non superi i 17 cavalli se a benzina;
- non superi i 20 cavalli, se diesel.
Conclusioni sul rimborso chilometrico
Richiedere il rimborso chilometrico è un procedimento molto spesso lungo e complicato, ma rappresenta un diritto per i dipendenti. Alcuni conti correnti aziendali semplificano l’operazione di pagamento di molte spese, tramite carte di debito o di credito dedicate ai dipendenti.
In ogni modo, se pensi di non avere le competenze per adempiere da solo a questa procedura, il nostro consiglio è rivolgerti al tuo commercialista di fiducia o ad un consulente esperto.
