Avere un Pos è obbligatorio ormai da più di un decennio, per commercianti e professionisti. La legge del 2012, che ne ha disciplinato l’obbligo a partire dal 2014, in realtà però non prevedeva inizialmente sanzioni concrete per il suo mancato utilizzo.
Per anni quindi gli esercenti, pur avendo un Pos, potevano di fatto rifiutare di utilizzarlo senza troppe conseguenze, soprattutto ad esempio se si trattava di incassare piccoli importi.
La legge approvata nel 2019 aveva introdotto delle sanzioni, equivalenti nella fattispecie a 30 euro di multa più il 4% del mancato transato. Queste sanzioni sarebbero dovute entrare in vigore il 1° luglio 2020, ma furono inizialmente sospese (anche a causa dell’emergenza Covid). Le cose però sono cambiate negli anni successivi: le sanzioni sono state effettivamente attivate a partire dal 30 giugno 2022 (con il cosiddetto Decreto PNRR 2), e nonostante un tentativo di abrogarle contenuto in una prima bozza della Legge di Bilancio 2023, sono state infine confermate e restano tuttora in vigore.
Lotteria degli scontrini
Per indurre comunque gli esercenti a utilizzare il Pos, è stata anche introdotta la cosiddetta lotteria degli scontrini. Si tratta di uno strumento per contrastare l’evasione fiscale: il privato che si reca in negozio per l’acquisto di un prodotto è incentivato a richiedere sempre lo scontrino, comunicando il proprio codice lotteria, perché può partecipare a una vera e propria lotteria nazionale, con tanto di premi. L’idea originale prevedeva anche una probabilità di vincita raddoppiata per chi pagava con strumenti elettronici tramite Pos.
A differenza di quanto sembrava nel 2020, quando il suo avvio era stato rinviato, la lotteria degli scontrini è effettivamente partita nel febbraio 2021 e continua a funzionare ancora oggi, con estrazioni periodiche (anche settimanali) e premi che arrivano fino a diversi milioni di euro, anche se negli ultimi anni la partecipazione risulta in calo. Resta invece bloccata da tempo, per ragioni tecnico-amministrative mai del tutto risolte, la cosiddetta “lotteria istantanea” legata in modo specifico ai pagamenti elettronici tramite Pos (quella che avrebbe dovuto offrire la doppia chance di vincita): al momento non ha ancora una data di lancio definita.
La tematica è dunque complessa e merita un approccio chiaro per organizzare le informazioni.
Vediamo dunque quali sono le regole, chi è tenuto a seguirle e cosa può succedere se si rifiuta la richiesta di un cliente di utilizzare il Pos.
Nell’articolo miglior pos mobile, abbiamo fatto un’analisi dei più popolari pos attivabili direttamente online.
Le regole da rispettare per l’obbligo del Pos
Ribadiamo dunque che avere un Pos è obbligatorio per legge. Quindi se l’attività commerciale è di nuova apertura, deve dotarsi di un Pos.
Nella fattispecie, hanno l’obbligo di avere il Pos:
- I ristoratori
- Gli artigiani
- Tutti i commercianti
- Gli operatori del turismo e delle strutture ricettive
- I professionisti a contatto con il pubblico come gli avvocati ad esempio, gli psicologi, i medici
- I lavoratori autonomi con partita Iva, come ad esempio le estetiste e i parrucchieri
- I tabaccai, che erano inizialmente esclusi ma che dal 29 giugno 2023 sono rientrati a pieno titolo tra i soggetti obbligati
Restano invece esclusi i professionisti che non hanno contatto diretto con il pubblico ma che lavorano per conto terzi (come succede ad esempio negli studi associati), oltre ad alcuni casi particolari legati a distributori automatici o a “oggettiva impossibilità tecnica” di attivare il servizio.
I soggetti interessati dunque, per adeguarsi alla normativa, devono dotarsi di un Pos. Altro non è che un lettore di carte che consente ai clienti di poter pagare, in via elettronica, i loro acquisti all’interno di un punto vendita. Il termine Pos infatti significa letteralmente (traduzione dall’inglese) punto di vendita (Point of Sale).
Grazie al Pos è possibile accettare pagamenti sia con carte di credito che di debito (il comune bancomat). Questo può essere anche contactless e quindi autorizzare il pagamento fino a 50,00 € in pochi secondi, senza neppure bisogno di digitare il Pin (soglia salita nel tempo rispetto ai 25 € di qualche anno fa, oggi allineata al limite in vigore in tutta l’area SEPA).
Va inoltre chiarito un punto spesso frainteso: non esiste nessuna soglia minima sotto la quale l’esercente possa legittimamente rifiutare il pagamento elettronico. L’obbligo si applica a qualsiasi importo, anche per un caffè da 1,50 €: il commerciante non può quindi imporre un minimo di spesa per accettare la carta.
Come adeguarsi alla normativa
Per ottenere un Pos, esistono due modalità principali.
Sottoscrivere un contratto con un istituto bancario
Si tratta del Pos tradizionale, quello con base fissa su cui va riposto e che si collega alla linea telefonica o alla rete internet dell’esercizio. Questa tipologia di dispositivo ha dei costi da sostenere a fronte di una serie di servizi offerti.
Innanzitutto è prevista una spesa una tantum per l’installazione, che deve avvenire tramite l’intervento di un tecnico. C’è poi un canone mensile da corrispondere per il noleggio dell’apparecchiatura.
Inoltre ad ogni transazione eseguita con il Pos si applicano delle commissioni che, a seconda del contratto firmato, possono essere fisse o percentuali (oppure una combinazione delle due).
Infine, in alcuni casi, può esserci un costo addebitato anche per la disinstallazione del Pos ed eventualmente per la sua manutenzione o assistenza tecnica.
Acquistare un Pos mobile
Sono tante le società che oggi vendono dei Pos portatili da utilizzare in autonomia grazie al collegamento con il proprio smartphone. È possibile acquistare il Pos che quindi diventa di proprietà, senza dover dunque corrispondere il canone mensile di affitto.
Il prezzo delle commissioni è di solito inferiore a quello delle banche tradizionali, come abbiamo visto nel nostro approfondimento sul miglior pos mobile.
Inoltre non c’è bisogno della linea telefonica, in quanto il Pos funziona grazie all’App gratuita da scaricare sul proprio cellulare (o anche tablet). Inoltre non sono previsti costi di installazione né di attivazione, perché le operazioni si svolgono da remoto senza la necessità di un tecnico qualificato.
Per quanto riguarda le spese da sostenere restano le commissioni, che anche in questo caso possono essere fisse oppure calcolate in percentuale sulla somma pagata (è una scelta che va ponderata in base alle proprie esigenze e al numero di pagamenti elettronici che si stima di effettuare).
Infine, è bene sapere che per tipologie particolari di lavoratori esistono i Pos Gsm/Gprs, come per esempio Axerve Easy Pos o myPos, i quali sfruttano direttamente la connessione dati del POS e per tale motivo funzionano sempre, anche se non c’è campo con lo smartphone. Per tale ragione sono i Pos più indicati per chi lavora in mobilità, come i tassisti ad esempio oppure idraulici o elettricisti che si recano a domicilio e possono capitare in zone poco coperte dalla rete telefonica del cellulare.
La novità 2026: il collegamento obbligatorio tra Pos e registratore di cassa
Dal 1° gennaio 2026 è entrato in vigore un ulteriore obbligo, distinto da quello di avere semplicemente un Pos: chi utilizza un registratore telematico (o la procedura web “Documento Commerciale online”) deve collegare i propri strumenti di pagamento elettronico al registratore di cassa, in modo che gli incassi tracciati dal Pos e quelli registrati ai fini fiscali coincidano automaticamente. Si tratta di un collegamento “logico”, gestito telematicamente, e non di un intervento fisico sui dispositivi.
L’adempimento va effettuato tramite la funzione “Gestione collegamenti” del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate (accesso con SPID, CIE o CNS), con scadenze scaglionate nel corso della prima parte del 2026 a seconda di quando è stato attivato il Pos. Sono previste esclusioni per alcune categorie specifiche, come i distributori automatici, la vendita di carburanti e le colonnine di ricarica elettrica. Le sanzioni per chi non effettua il collegamento richiesto vanno da 1.000 a 4.000 euro, a cui si aggiungono sanzioni più contenute per le singole trasmissioni omesse o errate (100 euro ciascuna, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre), oltre alla possibilità, nei casi più gravi, di sospensione della licenza.
Se gestisci un’attività con registratore telematico, ti consigliamo quindi di verificare la tua situazione specifica direttamente sul portale dell’Agenzia delle Entrate o con il tuo commercialista, dato che si tratta di una normativa relativamente recente e in evoluzione.
Pos obbligatorio: sanzioni
Come visto sopra, a differenza di quanto accadeva fino a qualche anno fa, oggi le sanzioni per il mancato utilizzo del Pos sono realmente in vigore (30 euro più il 4% del valore della transazione rifiutata), mentre la lotteria degli scontrini “classica” è partita regolarmente dal 2021 e prosegue tuttora (resta ferma solo la sua variante “istantanea” legata ai pagamenti elettronici).
Cosa succede dunque se il commerciante, pur avendo il Pos (perché obbligatorio), rifiuta di utilizzarlo e pretende il pagamento in contanti?
Ebbene la legge dice che non è possibile chiedere al cliente, sprovvisto di contanti, di andare a prelevare a uno sportello ATM per saldare il suo debito.
Va inoltre chiarito che, anche oggi, le sanzioni sopra descritte non scattano automaticamente: l’Agenzia delle Entrate e la Guardia di Finanza le applicano tipicamente a seguito di una segnalazione. Il privato cittadino, di fronte a un episodio di rifiuto del pagamento elettronico, può quindi segnalare l’accaduto all’Agenzia delle Entrate. Questo aumenta la possibilità che vengano eseguiti i dovuti accertamenti fiscali riguardanti l’attività, con la relativa applicazione delle sanzioni previste dalla legge.
